Алгоритм постановки задач

Корректно поставленная задача – это 90% успеха ее решения сотрудником, а при верном выборе исполнителя – компетентного и мотивированного – и все 100%.

Многие руководители знают про модель SMART, которая помогает четко ставить цели. Однако не все знают, как ее применить при постановке задач.

Алгоритм постановки задач:

Рекомендуем дополнить SMART проверкой понимания исполнителем сути задания, а также сделать акцент на мотивации. Смотрите ниже:

1) Ввести исполнителя
в контекст поручения

На этом этапе описывается ситуация, в связи с чем возникла необходимость выполнить задачу. Прежде, чем ставить задачу, проверьте, знаете ли вы ответы на вопросы:

Зачем нужна задача?
Кто ее инициатор?
Чем она важна для компании/ подразделения/ сотрудников?
В чем особенности ситуации?
С какими другими задачами/процессами она связана?

Мотивация:

Замотивировать подчиненного помогут вопросы:
Какие у тебя приоритеты? Что сейчас тебе важно? Как задача поможет добиться твоих целей? Чем интересна задача? Как я могу замотивировать тебя?

Вопросы для мотивации можно задавать на любом этапе при постановке задачи.

2) Сформировать ясный образ результата

Далее необходимо обрисовать конечную цель, ее образ в голове сотрудника, он должен быть предельно четкий и конкретный. Если задача продолжительная, то образ результата обозначается для каждого этапа.
Вопросы этапа:

Что будет самым лучшим результатом?
Как мы поймем, что результат достигнут?

3) Донести до исполнителя критерии результата

Образ результата должен быть дополнен конкретными требованиями/критериями, по которым Вы поймете, что работа выполнена качественно.
Вопросы этапа:

По каким параметрам я пойму, что задача выполнена качественно?
Каких количественных показателей нужно достичь?
Каковы качественные критерии?

4) Обозначить/согласовать спроки исполнения

Этот этап очень важный не только для обозначения сроков реализации задачи в целом, но для формирования точек промежуточного контроля.
Вопросы этапа:

К какому сроку я хочу увидеть итоговый результат?
Когда я хочу посмотреть предварительную/промежуточную версию результата?

Предельно четко формулируйте сроки, например, «в 14:00 в среду», или «до конца дня 30 января».

5) Предоставить ресурсы и полномочия

Далее необходимо обозначить, какими ресурсами сотрудник может располагать (люди, бюджет, материально-техническая база, информация), а также наделить его полномочиями. Вопросы этапа:

Есть у сотрудника все необходимое, чтобы справиться с задачей?
Каков бюджет?
Нужны ли в помощь другие люди? Сколько?
Какая дополнительная информация нужна? Где ее взять?
Какие еще ресурсы потребуются?
Может ли сотрудник сам принимать решения?
Какие у сотрудника есть полномочия?

6) Убедиться, что сотрудник понял задачу

Этот этап никак не отражен в модели SMART, при этом является очень важным. Чтобы убедиться, что сотрудник все верно понял, зафиксировал себе все важные параметры задачи, необходимо в этом удостоверится через открытый вопрос.

Можно спросить у него:

Как ты понял задание?
Каким должен быть результат?
Чья помощь тебе может потребоваться?

Пример применения алгоритма с разбором:

Иван, сегодня вечером к нам на завод с проверкой нагрянет большое начальство, а внешний облик нашего цеха очень обшарпанный (1. контекст поручения).

В связи с этим я прошу тебя отложить все дела (1. приоритетность) и покрасить забор на входе (2. образ результата). Забор должен быть покрашен с 2-х сторон желтой и зеленой масляной краской, с внешней стороны - желтой, с внутренней – зеленой (3. критерии результата). Срок полной покраски – до 15:00 сегодня (4. итоговый срок). Я прошу тебя в 12:00 и в 14:00 отправить мне фото проделанной работы (4. точки контроля и формат проверки). Краску и валики можешь взять на складе у Петровича (5. ресурсы), в помощь даю тебе Игоря и Василия (5. полномочия).

Все ли тебе понятно? Повтори, пожалуйста, что необходимо сделать (6. проверка понимания).