По возможности предотвратите прерывания, телефонные звонки и т.д.

Говорите сначала о том, что хорошо, что и почему плохо и как это надо исправить. Выделяйте сильные и слабые стороны сотрудника. Говорите о том, что можно изменить/добавить на уровне действий, для достижения результата близкого идеалу.

Не конструктивно: Ты никогда отчеты не делаешь как следует.

Конструктивно: Мне нравится, что ты вовремя отправляешь ежедневные отчеты. С тобой комфортно работать. С сегодняшнего дня добавь в свои отчеты и динамику в цифрах для наглядности.

Давайте обратную связь вскоре после события, которое Вы обсуждаете с сотрудником. Говорите о конкретном событии.

Например: Ты сегодня появился на работе в 10:45. Это уже второй раз за неделю, давай обсудим?

А не так: Ты вечно спишь до одиннадцати и постоянно опаздываешь?

Не обсуждайте личность сотрудника.

Лучше говорить: «Эта задача выполнена не так, как мы договаривались», «Предлагаю решить эту задачу немного по-другому».

Не используйте фразы типа: «Ты неправильно сделал», «Ты всегда…», «У тебя тут проблема».

Вы и ваш сотрудник должны быть на одной стороне и на равных.
Дайте высказаться сотруднику. Спрашивайте его идеи и решения.